СТРАТЕГИЧЕСКО ПЛАНИРАНЕ - ТЕМАТИЧНА ПРОГРАМА

Александър Михайлов
Директор Дирекция "Териториално устройство и децентрализация", МРРБ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ НА СТРАТЕГИЧЕСКОТО ПЛАНИРАНЕ

- Стратегическото планиране представлява дисциплинирано усилие, плод на което са решения и действия от фундаментално естество, които определят какво представлява, какво и как работи една организация. 
- Стратегическото планиране започва с преосмислянето на това с каква дейност да се занимаваме.
- Стратегическото планиране се фокусира върху въпросите, възможностите и проблемите, които са от критично значение. То дава възможност на ръководителите да погледнат отвъд ежедневните си проблеми. Една от най-привлекателните му страни е в това, че ни помага да разграничим наистина важните решения от тези с временно въздействие.
- Стратегическото планиране се фокусира върху процеса на оценка на средата, анализ на силните и слабите страни на организациите и им позволява да се възползват от външните предизвикателства и възможности.
- Стратегическото планиране се занимава основно с взаимодействието на дадена организация с нейната среда и създаването и поддържането на динамичен баланс между двете, така че да се използват в максимална степен наличните и потенциалните ресурси, максимално да се оползотворят благоприятните възможности и да се неутрализират заплахите, пред които средата ни поставя.
- Стратегическото планиране е този елемент от работата на ръководителя и от функциите на организацията, чрез който предизвикваме промяната, вместо просто да реагираме на вече настъпила промяна. Стратегическото планиране включва изборът, който правим по отношение на общите цели на организацията, ориентирани към бъдещето, при което от особена важност е да включим и, иначе неконтролируемите, сили от околната среда.
- Същността на стратегическото планиране е в системното установяване на възможностите и заплахите, които, комбинирани с други добре подбрани данни, дават основата за правилните решения на организацията, чрез които тя може да оползотвори възможностите и предотврати заплахите. Да планираме, означава да проектираме едно желано бъдеще и да идентифицираме начините, по които да го превърнем в реалност.
- Процесът на стратегическо планиране изисква системни усилия от страна на организацията, чрез които тя може да посрещне неизбежните промени и да предвиди бъдещето си. Значението на този процес е в това, че той дава възможност на организацията сама да оформя бъдещето си вместо просто да се подготвя за него.

ЕТАПИ В ПРОЦЕСА НА СТРАТЕГИЧЕСКОТО ПЛАНИРАНЕ

- ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ЗАИНТЕРЕСОВАНИТЕ СТРАНИ
- ИЗСЛЕДВАНЕ И АНАЛИЗ НА СРЕДАТА
- АНАЛИЗ НА ПОСЛЕДСТВИЯТА
- АНАЛИЗ НА СИЛНИТЕ И СЛАБИТЕ СТРАНИ, ВЪЗМОЖНОСТИТЕ И ЗАПЛАХИТЕ (SWOT)
- ИЗРАБОТВАНЕ НА ВИЗИЯ
- ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПОТРЕБНОСТИТЕ
- УСТАНОВЯВАНЕ НА ГЕНЕРАЛНИТЕ СТРАТЕГИЧЕСКИ ЦЕЛИ И ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПРИОРИТЕТИТЕ 
- ОЦЕНКА НА ВЪТРЕШНИТЕ РЕСУРСИ
- РАЗРАБОТВАНЕ НА СПЕЦИФИЧНИ СТРАТЕГИЧЕСКИТЕ ЦЕЛИ
- УСТАНОВЯВАНЕ НА ИЗМЕРИТЕЛИТЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
- ИЗРАБОТВАНЕ НА АЛТЕРНАТИВИ 
- ОЦЕНКА НА АЛТЕРНАТИВИТЕ
- ИЗБОР НА СТРАТЕГИЯ
- РЕАЛИЗАЦИЯ НА СТРАТЕГИЯТА
- ОЦЕНКА, ПРЕГЛЕД И АКТУАЛИЗАЦИЯ НА СТРАТЕГИЯТА

ЗАИНТЕРЕСОВАНА СТРАНА

Всяко лице или група във и извън организацията, които имат претенции по отношение на вниманието, ресурсите или продуктите на организацията, или са засегнати от резултатите от дейността на организацията.
Повечето обществени организации са свързани с много лица или групи, които смятат, че имат роля в организацията и хранят очаквания по отношение на нейната работа. В много отношения успехът или провалът на организацията (а в някои случаи дори и нейното оцеляване) се определят от това доколко заинтересованите страни са удовлетворени от работата на организацията.

Анализът на заинтересованите страни може да обхване пет въпроса:

1. Кои са заинтересованите страни?
2. Какви очаквания имат те или какви критерии използуват за оценка на организацията?
3. Доколко добре работи организацията в контекста на тези очаквания и критерии?
4. Какъв е вероятният ефект от планираните решения върху заинтересованите страни?
5. Какъв може да бъде уникалния принос на всяка една от заинтересованите страни към процеса на стратегическо планиране?

ВИДОВЕ ДАННИ

- ДЕМОГРАФСКИ ДАННИ
- ФИНАНСОВИ ДАННИ
- ИКОНОМИЧЕСКИ ДАННИ
- СОЦИАЛНИ/КУЛТУРНИ ДАННИ
- ТЕХНИЧЕСКИ ДАННИ
- ПОЛИТИЧЕСКИ/ПРАВНИ/НОРМАТИВНИ ДАННИ
- ИНФРАСТРУКТУРА И ПРИРОДНА СРЕДА
- КОНКУРЕНТНИ ФАКТОРИ
- УПРАВЛЕНСКИ ФАКТОРИ


SWOT АНАЛИЗ
                                                 

ВИЗИЯ
Декларация за това какво искаме да стане.

ПРИМЕРНИ ВИЗИИ НА ОБЩИНАТА:

· ДА БЪДЕ ПРЕДПОЧИТАНА ОБЩИНА ЗА ВСИЧКИ ЖИТЕЛИ НА НЕЙНА ТЕРИТОРИЯ, ГЛАВЕН ЦЕНТЪР НА ТЪРГОВИЯТА, КУЛТУРАТА И ЛЕКАТА ПРОМИШЛЕНОСТ И ОПОРА ЗА ИКОНОМИЧЕСКОТО РАЗВИТИЕ В РЕГИОНА.

· ДА СЕ РАЗВИЕ КАТО БИОМЕДИЦИНСКИ ЦЕНТЪР НА СТРАНАТА И ЕДНОВРЕМЕННО С ТОВА ДА ЗАДОВОЛОЯВА КУЛТУРНИТЕ, ОБРАЗОВАТЕЛНИТЕ И ЗДРАВНИТЕ НУЖДИ НА ЖИТЕЛИТЕ И ДА СЕ ПРЕВЪРНЕ В ИКОНОМИЧЕСКИ ПРОСПЕРИРАЩА И ПРИВЛЕКАТЕЛНА ОБЩИНА.

· ДА СЕ ПРЕВЪРНЕ В ТУРИСТИЧЕСКА СТОЛИЦА НА СТРАНАТА И ЦЕНТЪР ЗА ПРОФЕСИОНАЛНО ОБУЧЕНИЕ ПО ТУРИЗЪМ И ХОТЕЛИЕРСТВО И ЕДНОВРЕМЕННО С ТОВА ДА ОСИГУРЯВА ВИСОКО РАВНИЩЕ НА УСЛУГИТЕ И НА ЖИЗНЕНАТА СРЕДА.

ИДЕНТИФИЦИРАНЕ НА ПОТРЕБНОСТИТЕ

· НЕОБХОДИМИ УСЛОВИЯ ЗА ПОСТИГАНЕ НА ВИЗИЯТА
· СЪЩЕСТВУВАЩИ УСЛОВИЯ
· ПОТРЕБНОСТИ

ГЕНЕРАЛНИ СТРАТЕГИЧЕСКИ ЦЕЛИ

ТОВА СА НАЙ-ШИРОКООБХВАТНИТЕ НАМЕРЕНИЯ, КОИТО СА ОТНОСИТЕЛНО НЕОГРАНИЧЕНИ ВЪВ ВРЕМЕТО, ОБИКНОВЕНО НЕ СА ОПРЕДЕЛЕНИ КОЛИЧЕСТВЕНО И СЕ СВЪРЗВАТ С ВИСШЕТО РАВНИЩЕ НА ПЛАНОВИТЕ И ИКОНОМИЧЕСКИТЕ СТРУКТУРИ.

ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ГЕНЕРАЛНИТЕ СТРАТЕГИЧЕСКИТЕ ЦЕЛИ И ПОДРЕЖДАНЕТО ИМ ПО ЗНАЧЕНИЕ

Стратегическите цели, за разлика от административните цели, винаги се отнасят до "желано състояние" на общината. 

След определянето на поредица от генерални цели за общината, трябва да се положат известни усилия и за подреждането им по значение или в зависимост от процента на държавните средства, определени за тяхното осъществяване. Бюджетът на програмата подчертава въздействието на дейностите на общината върху основните цели на развитието. Това означава, че целите трябва да са ориентирани към "крайния продукт", трябва да са стратегически.


СТРАТЕГИЧЕСКИ И АДМИНИСТРАТИВНИ ГЕНЕРАЛНИ ЦЕЛИ

ОЦЕНКА НА ВЪТРЕШНИТЕ РЕСУРСИ

Тази стъпка включва инвентаризация на управленските, оперативните, финансовите, трудовите и природните ресурси, както и на възможностите на общината, дължащи се на месторазположението й. Трябва да се направи оценка на наличието на финансови и човешки ресурси за реализация на избраната стратегия; уменията и технологиите, които могат да се използват; организационната енергия и интеграция; силните и слабите страни на организацията; опитът в изпълнението на сходни програми. Такива черти на организацията, като ефективността на вътрешно и между-организационните механизми, както и характеристиката и нагласите на изпълнителските звена са също важни и трябва да се преценят. Какви са наличните несигурни фактори, които могат да повлияят на стратегията? Резултатите от тази преценка са изключително важни, за да можем да определим какъв напредък ще направим за определен период от време. Тази оценка ще ни доведе до следващата стъпка - определянето на специфичните стратегически цели.

СПЕЦИФИЧНА ЦЕЛ

ТОЧНО ДЕФИНИРАНИ НАМЕРЕНИЯ, КОИТО СА МАКСИМАЛНО КОНКРЕТНО ОПРЕДЕЛЕНИ В КОЛИЧЕСТВЕНО ОТНОШЕНИЕ. СЪОТНЕСЕНА КЪМ ГЕНЕРАЛНАТА СТРАТЕГИЧЕСКА ЦЕЛ (ЦЕЛИ) НА ПРОГРАМАТА, ТЯ Е ПО-СКОРО КОНКРЕТНА ОТКОЛКОТО ОБЩА И ОПРЕДЕЛЯ "КАКВО", "КОЛКО" И "КОГА" ТРЯБВА ДА СЕ ИЗВЪРШИ. 

ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ НА СПЕЦИФИЧНИТЕ ЦЕЛИ:

· ОПРЕДЕЛЯТ ПОСОКАТА НА ДЕЙСТВИЕ; 
· ОСЪЩЕСТВЯВАНЕТО ИМ ВОДИ ДО ПОСТИГАНЕ НА СТРАТЕГИЧЕСКАТА ЦЕЛ;
· МОТИВИРАТ;
· УЛЕСНЯВАТ ГЕНЕРИРАНЕТО НА АЛТЕРНАТИВИ И СРАВНИТЕЛНИЯ ИМ АНАЛИЗ;
· УЛЕСНЯВАТ НЕПРЕКЪСНАТИЯ МОНИТОРИНГ НА ПРОГРАМИТЕ;
· ОСИГУРЯВАТ БАЗА ЗА ОЦЕНКА СЛЕД ПРИКЛЮЧВАНЕ НА ДАДЕНАТА ДЕЙНОСТ.

ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СПЕЦИФИЧНИТЕ ЦЕЛИ

Специфичните цели определят конкретните намерения на дадена програма или дейност. Те определят специфичните резултати/промени в общината.

Формулировката на специфичните цели трябва да отговаря на следните критерии:
· Да започва с думата "да", последвана от глагол, изразяващ действие.
· Да определя постигането на един основен резултат.
· Да определя крайната дата за постигане на резултата.
· Да е конкретна, да съдържа точни и удостоверими цифри.
· Да определя "какво" и "кога" ще се извърши, а не "защо" (цел) и "как" (стратегия).
· Да е пряко свързана със стратегическата цел (цели) на програмата.
· Да е разбираема.
· Да е реалистична и постижима, но мобилизираща и стимулираща.
· Да е в съответствие със законите и политиката.
· Да е в съответствие с наличните (или очакваните) ресурси.
· Да изисква лична отговорност и отчетност дори при колективна работа.

Определянето на специфичните цели на програмата е може би най-важната част от процеса на планиране и бюджетиране. Те се превръщат в основни блокове, залегнали в работата на съставителите на програмата.

КАК ДА СЕ ИЗМЕРИ ИЗПЪЛНЕНИЕТО В ПУБЛИЧНИЯ СЕКТОР

- ИЗМЕРВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
- ИЗМЕРВАНЕ НА ПРОИЗВОДИТЕЛНОСТТА
- ВЛОЖЕНИЯ И ПОСТИЖЕНИЯ

ДЕФИНИЦИИ

- ВСЕКИ МЕТОД, КОЙТО МОЖЕ ОБЕКТИВНО ДА ОПРЕДЕЛИ КАЧЕСТВОТО НА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА УСЛУГИТЕ

- ВСЕКИ СИСТЕМАТИЗИРАН ОПИТ ДА СЕ ОПРЕДЕЛИ ДО КАКВА СТЕПЕН УСЛУГИТЕ, ПРЕДОСТАВЯНИ ОТ ОБЩИНАТА, СЪОТВЕТСТВАТ НА НУЖДИТЕ НА НАСЕЛЕНИЕТО И НЕГОВАТА ПЛАТЕЖОСПОСОБНОСТ

- ПОКАЗАТЕЛИТЕ, ИЗПОЛЗВАНИ ЗА ДА СЕ ПРЕЦЕНИ ДАЛИ ПРОГРАМАТА СЕ ИЗПЪЛНЯВА ИЛИ НЕ СЕ ИЗПЪЛНЯВА

ИЗПОЛЗВАНЕ НА ДАННИТЕ ЗА ИЗМЕРВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО

ПОДОБРЯВАНЕ НА ВЗЕМАНЕТО НА РЕШЕНИЯ
ПОДПОМАГА БЮДЖЕТНИЯ ПРОЦЕС
РАЗПРЕДЕЛЯНЕ НА РЕСУРСИТЕ

ПОДОБРЯВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ОБЛАСТИТЕ, В КОИТО СА НУЖНИ ПОДОБРЕНИЯ
ОСИГУРЯВАНЕ НА ОБРАТНА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ДЕЙНОСТИТЕ, СВЪРЗАНИ С ПОДОБРЯВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
ПОМАГА ЗА МОТИВИРАНЕ НА РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ
ЗА АТЕСТИРАНЕ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ
ЗА ИЗПЪЛНИТЕЛСКИ НАДЗОР

ПОДДЪРЖАНЕ НА ВРЪЗКИ С ОБЩЕСТВЕНОСТТА
ЗА ИЗМЕРВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ЦЕЛИТЕ
ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА СТРАТЕГИЯТА

ЕТАПИ В СЪЗДАВАНЕТО НА СИСТЕМА ЗА ОЦЕНКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО

· ОПРЕДЕЛЯТ СЕ ЗВЕНАТА/ПРОГРАМИТЕ, КОИТО ЩЕ ИЗПОЛЗВАТ СИСТЕМАТА
· ДОКУМЕНТИРА СЕ МИСИЯТА, ГЕНЕРАЛНАТА И СПЕЦИФИЧНИТЕ ЦЕЛИ НА ЗВЕНАТА/ПРОГРАМИТЕ
· ОПРЕДЕЛЯТ СЕ ДЕЙНОСТИТЕ, КОИТО ЩЕ СЕ ОЦЕНЯВАТ
· ИДЕНТИФИЦИРАНЕ НА ОБЛАСТИТЕ, КЪДЕТО СА ОСНОВНИТЕ РЕЗУЛТАТИ

· ОТКРИВАТ СЕ ПОДХОДЯЩИ ПРИМЕРИ ЗА ИЗМЕРИТЕЛИТЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО ЧРЕЗ ПРЕГЛЕД НА ЛИТЕРАТУРАТА
· УСТАНОВЯВАТ СЕ ИЗМЕРИТЕЛИТЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ЗВЕНАТА/ПРОГРАМИТЕ
· ОЦЕНЯВАТ СЕ ИЗМЕРИТЕЛИТЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО С ПОМОЩТА НА КРИТЕРИИ
· ИЗГРАЖДАНЕ НА СИСТЕМА ЗА СЪБИРАНЕ НА ДАННИ

Рейтинги от професионални наблюдатели
- Проучване сред гражданите 
- Оперативна информация
- Данни за минали периоди
- Други юрисдикции

Професионални стандарти
- Инженерингови стандарти/стандарти за работа
- Регистри

· ИЗВЪРШВАНЕ НА АНАЛИЗ НА ФИНАНСОВАТА ЦЕЛЕСЪОБРАЗНОСТ / ПОЛЕТО НА ДЕЙСТВИЕ НА СИЛИТЕ
· ДЕЙНОСТТА СЕ ИЗМЕНЯ В ЗАВИСИМОСТ ОТ РЕЗУЛТАТИТЕ НА АНАЛИЗА
· РЕАЛИЗИРА СЕ ПРОЕКТ ЗА ОЦЕНКА НА МОДИФИЦИРАНОТО ИЗПЪЛНЕНИЕ
· ОТЧИТАНЕ НА РЕЗУЛТАТИТЕ 

КРИТЕРИИ ЗА ПОДБОР НА ОКОНЧАТЕЛЕН НАБОР ОТ ИЗМЕРИТЕЛИ

ЗНАЧЕНИЕ. Измерителят осигурява ли полезна и важна информация за програмата, оправдаваща трудностите при събирането, анализирането и представянето на данните?

ВАЛИДНОСТ. Измерителят свързан ли е с важен аспект? Промените в стойността на измерителя могат ли да се интерпретират ясно като желателни или нежелателни и имат ли пряко приложение в програмата?

УНИКАЛНОСТ. Информацията, предоставена от измерителя, дублира ли се или се препокрива с информацията, предоставена от някой друг измерител?

ТОЧНОСТ. Достатъчно надеждни ли са вероятните източници на информация, няма ли пристрастия, преувеличения, пропуски или грешки, които биха направили измерителя неточен или подвеждащ?

НАВРЕМЕННОСТ. Данните могат ли да се събират и анализират навреме за вземането на решение?

ДИСКРЕТНОСТ И ПОВЕРИТЕЛНОСТ. Съществува ли опасност за нарушаване на дискретността и разкриване на поверителни данни, което би могло да попречи на аналитиците да получат необходимата информация?

РАЗХОДИ ЗА СЪБИРАНЕ НА ДАННИ. Могат ли да се осигурят необходимите ресурси или средства за събиране на данните?

ИЗЧЕРПАТЕЛНОСТ. Окончателният набор от измерители обхваща ли всички основни и значими аспекти?

РАЗБИРАЕМОСТ. Може ли измерителят да бъде разбран без затруднение от държавните служители?

ВЪЗМОЖНОСТ ЗА НАСЪРЧАВАНЕ НА НЕПРАВИЛНО ПОВЕДЕНИЕ. Може ли измерителят да предизвика поведение, което е в разрез с основните цели на организацията?

ОСЪЩЕСТВЯВАНЕ НА ПРОЦЕСА НА СТРАТЕГИЧЕСКО ПЛАНИРАНЕ

Важно е да разбираме, че в осъществяването на процеса на стратегическо планиране може да срещнем пречки. Ако си даваме сметка за потенциалните пречки, можем по-лесно да ги избегнем или успешно да се справим с тях. Някои от пречките са:

· имаме участници, които не се чувствуват ангажирани, не желаят да посветят нужното време и енергия;
· лоши решения;
· парализа - блокиране на някоя задача;
· на изпълнението на плана се гледа като на строго предписание и така се губи организационната гъвкавост;
· планът представлява само списък с пожелания, а не съдържа приоритети;
· плановият процес затъва в бумащина;
· липсва доверие в ръководството;
· важни лица не приемат процеса;
· ползите от стратегическото планиране се забавят толкова много, че участниците губят интерес.

Име на стратегията: ИЗПЪЛНЕНИЕ НА СТРАТЕГИЧЕСКИ ПЛАН

> Към съдържанието на информационен бюлетин брой 1 / 2004